Мне кажется, что почта тоже не самый лучший вариант, потому что:
Это тоже не документ, так как на
нем нет отметки что он прочитан и понят другой стороной:-) Сообщение о доставке или прочтении не считается:-)
Когда ведутся консультации можно использовать любой канал связи. А вот когда вы реально подписываете заказ, или считаете окончательную цену с учетом всех пожеланий.
Тут без реального документа не обойтись.
Есть, конечно, вытекающие из этого проблемы, например у нас спецификация на каждый отдельный вид продукции, это 5 листов, и к ним 15 документов приложений. Их не то что прочитать их подписать целое дело (а какого труда стоило их написать) :-) Заказ 10 видов продукции, это такая кипа листов в 100. Реально это геморрой, но это тоже часть работы.
Хотя опять же и это спорно и не однозначно, к сожалению, многие заказчики, и многие фабрики, на данный момент не готовы так работать, не их уровень, или просто некому этим заниматься, или моржа товара такая низкая, что платить за эту работу специалистам нечем. Вот и приходится положиться"на авось".
Примеров у каждого полно:-)
Давно ещё на старой работе, у нас
каждый день были новые конфликты, они были не по злому умыслу, не потому что китайцы дураки, а потому что был бардак, была путаница, и не было вообще никакой организации закупок, отдел ВЭД состоял из кучи не компетентных людей (включая и меня).
А чего хотели, если понабрали девочек "со знанием английского языка", и поручили им заниматься разработкой новой продукции:-)
Вот они (девочки и мальчики) и рулили закупками на сотни тысяч долларов, как вся эта вакханалия закончилась вы наверное можете себе представить.
ВЫВОД: конфликтные ситуации это продукт некомпетентности Российского заказчика. Хоть это камень, в свой собственный огород, но это, к сожалению данность.
Я на себе уже много раз проверял, как только я ленюсь, сделать подробный запрос в письменном, виде, а так в процессе переговоров говорю китайцам на что именно надо подсчитать стоимость (все переговоры на правильно китайском языке, проблем с пониманием нет вообще), а они там у себя что то записывают, через две недели после того как озвучили цену, я приезжаю смотреть образец и оказывается, совсем не то что я хотел:-) Разумеется в худшую сторону, а что мне надо требует более хороших деталей, которые разумеется гораздо дороже стоят, получается цена которую мне дали две недели назад была не "о чем". Ладно я ещё не из России приехал, а только из другово город Китая, но все равно кататься без дела за 2500 км мало приятного.
Я потратил время и деньги, появляется конфликт - но он только продукт моей лени.
Посидел бы я пару лишних вечеров, сформулировал бы более четко свои требования, не было бы этого конфликта.